Posted By: Yuna Minhaï Dekebat In: Zoom sur... On: Hit: 297

Zoom sur... L'organisation de mon temps



Bonjour à tous !

Oh ! Un nouvel article "zoom sur" sauvage est apparu, ça faisait longtemps ! Ces derniers temps, vous avez été très nombreux à me demander en DM, ou même sur le stand, comment j'organisais mes journées, comment je parvenais à accomplir tout ce qui devait être fait dans le temps imparti car beaucoup d'entre vous, créateurs ou indépendants également, galèrent à trouver un équilibre qui leur convienne et se sentent parfois débordés par leur charge de travail. 

L'aspect créatif n'est finalement que la partie émergée de l'iceberg car il reste bien des choses à faire avant qu'un bijou ou qu'une création vous parvienne : développement web, photographie et traitement, community management, empaquetage, service client, recherche de fournisseurs et de matières premières, comptabilité, expositions... C'est certain, on est loin de s'ennuyer lorsqu'on emprunte la voie de l'indépendance ! La vérité c'est qu'il n'y a pas de réponse miracle, car chacun évolue à un rythme différent selon son environnement de travail, les tâches qui lui incombent et le travail du moment. Une grosse période d'expos comme j'ai pu vivre il y a quelques mois sera forcément organisée différemment d'un début d'année calme ou d'une grosse période de Noël. Cela dit, je pense qu'on peut tous s'accorder à dire que nous sommes très loin des horaires de bureau et du "métro-boulot-dodo" !

Pour autant, je me suis dit qu'il serait peut-être intéressant de vous parler de ma propre expérience et de la façon globale dont je m'organise, espérant ainsi que cela puisse donner des pistes à celles et ceux qui se sentent dépassés. Et puis, c'est également l'occasion de vous emmener toujours plus avec moi dans les coulisses de l'échoppe !

Vous me suivez ?



Une journée type chez Terra Nostra ?


A l'atelier, les jours se suivent et ne se ressemblent pas, mais il y a quand même quelques constantes que j'essaie de conserver pour m'organiser au mieux. J'ai tendance à fragmenter mes journées en différentes tâches, non seulement pour ne pas me lasser, mais aussi et surtout pour avancer un petit peu chaque jour sur tout ce que j'ai à réaliser. Les tâches les plus rébarbatives paraissent ainsi un peu moins insurmontables ! Alors, comment ça se passe, une journée chez Terra Nostra ?

7:00 : Petit déjeuner et balade avec les loups — un moment que j'affectionne particulièrement parce que c'est une bulle hors du temps. On se balade en forêt, pour se réveiller paisiblement (ou un peu moins paisiblement lorsqu'il pleut ou qu'il fait froid ^^; ), on profite du moment présent, de la nature qui s'éveille en même temps que nous et qui change au fil des saisons... C'est dans ce moment que je puise mon inspiration, puisque mes créations sont directement liées à l'évolution des saisons et de la Nature. Je suis donc aux premières loges pour y assister et retranscrire ce sentiment dans mes sculptures de bronze !

8:30 : C'est parti pour une journée de travail ! On commence avec l'administratif et la comptabilité : je la mets à jour chaque matin, pour ne pas qu'elle me prenne des heures en fin de mois. Ensuite je réponds à vos emails, à vos commentaires sur les réseaux sociaux, à vos messages privés, et j'envoie les devis s'il y en a. C'est une phase dont la durée est variable, selon la quantité de messages à traiter : un lundi matin, de retour de week end, il peut parfois y avoir plus de 70 mails à traiter...

9:30 - 15:00 : Généralement, c'est l'heure à partir de laquelle je me mets à travailler sur vos commandes passées sur le site. Là encore, la durée est variable selon la quantité de commandes à réaliser et le type de créations : un collier prendra moins de temps à fabriquer qu'un grimoire en cuir... Tous les 2 jours, il est également temps d'empaqueter vos commandes ! Cette tâche est généralement accomplie le matin, afin que les colis puissent partir avant la levée de 14h.

15:00 - 18:00 : Je me réserve toujours un moment dans l'après midi pour effectuer diverses tâches : généralement ce temps est dédié à la préparation de nouveautés ou des stocks pour le stand et les marchés virtuels. C'est à ce moment-là que je prépare vos pièces uniques hebdomadaires, que je travaille le bronze ou que je teste de nouvelles techniques. C'est une partie créative un peu plus libre qui me permet de renouveler mes créations et d'évoluer au fil des saisons.

18:00 - 19:30 : Je refais un tour de vos messages et termine ce qui doit l'être, puis j'en profite pour travailler sur l'ordinateur (mise en page, préparation d'articles de blog comme celui-ci, préparation du nouveau site qui devrait arriver cet hiver, élaboration de flyers ou d'étiquettes...). Puis c'est généralement le moment où les loups viennent me voir à l'atelier pour me faire comprendre que j'ai suffisamment travaillé et qu'il est temps de profiter de la soirée (et de les papouiller !). Alors je range mon poste de travail, et je file passer du temps avec ma petite meute :)

Il y a ensuite certaines tâches que je réalise une fois par semaine, ou toutes les 2-3 semaines, et que j'intercale en fin d'après-midi ou lorsque la météo me le permet : par exemple, je sors chaque semaine photographier les nouveautés en extérieur, traiter les photos fraîchement prises puis je les mets en ligne sur le site. Le vendredi soir, je passe également commande à mes fournisseurs de tout ce que j'ai pu noter comme manques dans mes matières premières ou mes consommables au cours de la semaine. Enfin, toutes les deux semaines, environ, je programme mes publications sur les réseaux sociaux (voir plus bas).



Quelques conseils...


Je ne prétends pas être une pro de l'organisation ni un coach de je ne sais quoi (par pitié non !). Cependant, après 12 ans plus ou moins mouvementés de travail avec Terra Nostra, je pense avoir pu expérimenté pas mal de choses, fait des erreurs, ajusté ma façon de travailler, pour finalement trouver un équilibre et éviter de (re)passer par la case burn-out. Cet équilibre et cette organisation seront certainement différents pour chacun, mais je partage mes astuces et conseil avec grand plaisir, en espérant que ceux-ci puissent vous aider.

- Ne négligez pas vos moments de repos. Il est tentant (et parfois nécessaire, c'est vrai) de travailler 7j/7 ou jusqu'à tard le soir, et en particulier lorsqu'on est indépendant et que l'on travaille depuis chez soi, ou lorsqu'une période chargée se profile. Marquer la limite entre travail et vie personnelle peut être compliqué lorsque les deux se confondent à cause de l'environnement dans lequel on évolue, mais c'est pourtant quelque chose de primordial. Votre santé et votre équilibre ne seront jamais plus importants qu'une tâche à terminer ou qu'une publication à rédiger pour un réseau social.

Mon conseilImposez-vous des horaires de travail, quitte à les ajuster en fonction des besoins, mais n'oubliez pas de vous fixer des jours de repos, que ce soit le week end ou en semaine ! Décompresser et profiter de votre famille est aussi important que le reste.


- Programmez vos publications sur les réseaux ! Facebook propose désormais (enfin !) un outil gratuit permettant de programmer ses publications. On ne se rend pas compte à quel point les réseaux sociaux peuvent être chronophages : on y passe "de temps en temps", pour répondre aux messages, aux commentaires, consulter son feed... Puis on y revient à la pause, puis un peu plus tard parce qu'un DM vient d'arriver... Et au final, en fin de journée, on se rend compte qu'on y a facilement passé plus d'une ou deux heures, tous réseaux cumulés ! Faites le calcul du temps que ça prend sur une semaine, un mois, un an... C'est vertigineux ! Saviez-vous qu'Instagram proposait un outil permettant de connaître le temps passé chaque jour sur son application ? Certains téléphones Androïd le proposent également dans l'onglet "Equilibre digital" des paramètres et répertorient tous les réseaux sociaux installés sur l'appareil. Cela donne une bonne vue d'ensemble du temps passé en ligne.

Mon conseil : Si vous en avez la possibilité, prenez un moment, une fois par semaine ou toutes les deux semaines, pour programmer d'une traite toutes vos publications sur vos réseaux, et limitez ensuite votre présence à 1 ou 2x par jour pour échanger avec vos abonnés ou vous divertir : par exemple le matin pour répondre à vos messages/commentaires, et le midi et/ou le soir si vous souhaitez faire une pause et consulter votre feed pour le plaisir. Cela vous laissera beaucoup plus de temps à consacrer à d'autres tâches !


- Faites des listes de tâches ! Cette méthode n'est peut-être pas adaptée à tous mais, si elle fonctionne pour vous, elle vous permettra de vous vider l'esprit des habituels "il faut que je pense à faire [...]". Vous pourrez ainsi vous focaliser plus facilement sur la tâche en cours et vous y investir à 100%. Elle permet aussi d'éviter les traditionnelles fins de journées où l'on pense avoir terminé tout ce que l'on avait à faire et où, soudain, une tâche nous revient en tête, avec son lot de stress et de frustration parce qu'on l'avait totalement oubliée (et, oui, c'est du vécu). Pour cela, il existe diverses méthodes : du calendrier (Papier, Google calendar, etc) aux applications plus ou moins complètes (Tasks, Notion...). Personnellement, je travaille avec Google Calendar puisque je peux le synchroniser sur tous mes appareils, en attendant de me familiariser suffisamment avec Notion.

Mon conseil : Des listes, oui, mais restez réalistes ! Mieux vaut une liste quotidienne courte et facile à compléter, quitte à déborder sur celle du jour d'après s'il reste un peu de temps, plutôt qu'une grosse liste infaisable qui vous laissera un sentiment de frustration et vous fera vous sentir dépassé à la fin de la journée si elle n'est pas complétée. Compléter sa liste de tâche est gratifiant et motivant : fixez-vous des objectifs atteignables et n'oubliez pas que les imprévus et les retards, ça existe ! Il faut les prendre en compte lorsqu'on prépare son planning du jour ou de la semaine...


- Ne remettez pas les choses au lendemain... Il peut parfois être tentant de se dire que l'on fera telle ou telle tâche plus tard, parce qu'on a pas envie sur le moment ou tout simplement parce qu'on a la flemme... Mais si vous avez la possibilité de les faire tout de suite, faites-le. Cela évite aux tâches "ingrates" de s'accumuler jusqu'à devenir insurmontables, car c'est ainsi que l'on finit dépassé par les événements et qu'on ne s'en sort plus avec les choses à faire... Procrastination et équilibre ne font pas toujours bon ménage...


Voilà les quelques petites astuces et conseils qui me viennent à l'esprit. N'hésitez pas à partager les vôtres en commentaires si le coeur vous en dit ! Il est également possible que j'édite cet article à l'avenir si je pense à d'autres choses ou si je m'aperçois que j'ai oublié de citer des éléments importants. J'espère de tout coeur que ceux qui se sentent dépassés par leur travail, quel que soit le domaine de celui-ci, trouveront un peu de lumière dans cet article et parviendront à trouver un équilibre. 

Bon courage à tous !

Photo de couverture par Aron Visuals // Unsplash

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